Sprawdź, do czego służy i jakie zmiany wprowadziła kilometrówka 2024. Jakie stawki obowiązują w 2024 r.? Zapoznaj się z najnowszymi zmianami stawek.
Czym jest kilometrówka?
Kilometrówka funkcjonuje w Polsce od 25 marca 2002 roku. Została wprowadzona przez ministra infrastruktury i określała ona zasady i sposób zwracania kosztów używania pojazdów mechanicznych do podróży służbowych.
W efekcie pracownicy mogą otrzymywać zryczałtowane środki finansowe na pokrycie kosztów podróży własnym samochodem, który nie jest własnością przedsiębiorstwa. Jakie stawki przewiduje kilometrówka 2024? Na kim spoczywa największa odpowiedzialność?
Wysokość kilometrówki 2024 – stawka za 1 kilometr
Od stycznia 2022 roku, za każdy przejechany kilometr ustalone są nowe stawki. Różnią się one od siebie w zależności od tego, jakiego pojazdu używasz. W efekcie kilometrówka 2024 za wykorzystywanie pojazdu do zadań służbowych wynosi:
- 0,5214 PLN dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³;
- 0,8358 PLN dla samochodów osobowych do 3,5 tony o pojemności silnika powyżej 900 cm³;
- 0,2392 PLN dla motocykli;
- 0,1282 PLN dla motorowerów.
Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – kto musi to robić?
W przypadku dokonywania zwrotu kosztów używania samochodu, motocyklu lub innego pojazdu prywatnego należy prowadzić odpowiednią ewidencję. Jeśli pojazd nie jest własnością pracodawcy, obowiązek raportowania kosztów eksploatacji spoczywa na pracowniku, który używa własnego samochodu.
W efekcie powinien on prowadzić dziennik kosztów eksploatacji pojazdu prywatnego do celów służbowych, który umożliwi mu otrzymanie zwrotu kosztów użytkowania pojazdu. Wysokość stawki określona jest w ustawie.
Kilometrówka 2024 dla pracownika i pracodawcy
Warto wiedzieć, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona przez przedsiębiorcę, jeśli chce on wliczyć używanie samochodu do wysokości kosztów uzyskania przychodu. W tym celu powinien raportować okres prowadzenia ewidencji, stan licznika pojazdu w dniu rozpoczęcia oraz zakończenia liczenia kilometrów, a także numery rejestracyjne auta, datę, cel podróży, trasa i podpis kierowcy.
Natomiast ewidencja wykonywania zadań służbowych przez pracownika wygląda podobnie, z tym że powinna zawierać kilka innych informacji. Powinien on doliczyć do niej przejechane kilometry, stawkę za kilometr oraz wynik pomnożenia stawki za 1 kilometr przebiegu przez ilość kilometrów.
Czy rozliczanie kilometrówki jest obowiązkowe dla każdego?
Od 23 października 2018 roku nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu w celach rozliczenia podatku dochodowego. Jednakże jeśli chcesz odliczyć 100% kosztów podatkowych oraz pełnię kosztów poniesionych w wyniku użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych, trzeba udowodnić, że został on używany do celów zawodowych.
Warto wiedzieć, że nie trzeba prowadzić kilometrówki, jednak w takim przypadku nie będzie można zaliczyć do kosztów wszystkich wydatków. Limity kształtują się następująco:
- 50% VAT i 20% PIT dla samochodów prywatnych;
- 50% VAT i 75% PIT dla firmowych aut osobowych i samochodów ciężarowych poniżej 3,5 tony.
W przypadku samochodów powyżej 3,5 tony przedsiębiorca zawsze uzyska stuprocentowy zwrot kosztów i podatku VAT. W tym przypadku ewidencja jest konieczna tylko w przypadku, gdy pracownicy używają swoich prywatnych samochodów do celów służbowych.
Limity kilometrówki
Mimo tego, że kilometrówka 2024 umożliwia odliczenie kosztów uzyskania przychodu oraz podatku dochodowego od osób fizycznych, funkcjonują konkretne limity. Odliczenie kosztów jest możliwe, gdy miesięczny limit przebytego dystansu wynosi:
- 300 kilometrów dla mieszkańców gminy do 100 tys. mieszkańców;
- 500 kilometrów dla mieszkańców gminy od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
- 700 kilometrów dla mieszkańców gminy powyżej 500 tys. mieszkańców.
Samochody wykorzystywane w służbie leśnej mogą posiadać limit 1500 kilometrów. Natomiast pojazdy służb ratowniczych, a także w sytuacjach zagrożenia klęski żywiołowej, limit wzrasta do 3000 kilometrów.
Co powinno znaleźć się w kilometrówce samochodu osobowego?
Kilometrówka 2024 narzuca na przedsiębiorcach i pracownikach dokładne prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona być prowadzona w podobny sposób jak ewidencja czasu pracy. Ważne jest, by była zgodna ze stanem faktycznym.
Co więcej, potrzebne są wszystkie informacje wymagane do uzyskania zwrotu kosztów użytkowania samochodu, motocykli i motorowerów. Z tego powodu w każdym dokumencie musi znaleźć się:
- numer rejestracyjny pojazdu;
- imię, nazwisko i adres kierowcy;
- pojemność silnika;
- datę, cel wyjazdu oraz opis trasy;
- liczbę przejechanych kilometrów wraz ze stawką za 1 km przebiegu;
- wynik pomnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za kilometr;
- dane pracownika, pracodawcy oraz ich podpisy.
Jakie konsekwencje mogą nieść ze sobą nieprawidłowości w prowadzeniu kilometrówki?
Warto zauważyć, że nieprzestrzeganie zasad określonych w kilometrówce może skutkować poważnymi konsekwencjami. Co ważne, niezależnie od tego, czy pomyłki były przypadkowe lub celowe, skutki mogą być opłakane.
Jeśli podatnik odliczył 100% podatku VAT i PIT, a nie prowadził obowiązkowej dokumentacji lub w kilometrówce znajdują się nieprawidłowości, złamał prawo, więc będzie musiał zapłacić zaległe koszty, pełny podatek VAT oraz dodatkowe odsetki.
Z tego powodu nie warto próbować oszukiwać na kilometrówce oraz prowadzić ewidencję jak najdokładniej. Odpowiednie służby mają specjalne kalkulatory, które pomagają im określić dokładną stawkę kilometrówki oraz sprawdzenie, czy wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych odbywało się zgodnie z prawem.
Przekroczenie limitu kilometrówki
Jeśli z jakiegoś powodu pracownik przekroczy limit wypłacenia kilometrówki, nadwyżka do wynagrodzenia powinna zostać przeniesiona na kolejny okres rozliczeniowy. Może się tak stać jednak tylko, gdy kierowca pokona większą ilość kilometrów ze względu na obowiązki służbowe.
Warto jednak odpowiednio zaplanować ewentualne podróże pracownika, ponieważ nadwyżka może być przenoszona każdego miesiąca, z wyjątkiem ostatniego okresu rozliczeniowego w danym roku podatkowym. Wtedy nie będzie można jej przenieść.
Co więcej, to na pracodawcy spoczywa obowiązek zaplanowania i zorganizowania podróży oraz wyjazdów pracownika tak, aby zminimalizować ryzyko wygenerowania nadwyżki. Natomiast w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, firma jest zobligowana do wypłacenia mu nadprogramowych kilometrów w wynagrodzeniu za kolejny miesiąc.
Delegacja podróży samochodem prywatnym do celów służbowych
Warto wiedzieć, że podróż służbowa oraz kilometrówka są odmiennymi definicjami, które mogą się w określonych przypadkach łączyć. Dzieje się tak, gdy pracownik za pomocą prywatnego pojazdu rusza do miejsca znajdującego się poza miejscowością, w której pracuje. W sytuacji takiego oddelegowania rozliczana jest kilometrówka, za którą odpowiedzialny jest pracodawca.
Co więcej, jeśli pracownik wyrusza w dłuższą podróż, może zrodzić się obowiązek wypłacenia mu diety lub noclegów. Nie przysługuje ona tylko i wyłącznie, gdy czas podróży służbowej i pracy poza jednostką, w której zatrudniony jest pracownik, jest mniejsza niż 8 godzin.
W przypadkach, gdy pracownik wróci do siedziby firmy do 12 godzin, przysługuje mu 50% diety krajowej. Natomiast na wypadek dłuższych wyjazdów przyznawana jest pełna dieta krajowa, którą zobligowany jest wypłacić pracodawca.
Wyjątki w trakcie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
Zasady te mają zastosowanie podczas każdej rozpoczętej doby. Najlepiej zilustrować to na przykładzie. Pracownik z Warszawy wyjeżdża do Łodzi i wraca po 30 godzinach. W takim przypadku zostanie mu wypłacona dieta tylko za pierwszy dzień. Jeśli wróci do siedziby firmy, na przykład po 40 godzinach, przysługuje mu już pełny zwrot za dietę.
Natomiast dzieje się tak tylko wtedy, jeśli obowiązki zawodowe wykonuje poza miejscem swojego zamieszkania lub siedziby firmy, w której pracuje. Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi wyżywienie, dieta może zostać zmniejszona. Natomiast gdy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem i zostaje na noc, pracodawca zobowiązany jest wypłacić kilometrówkę, dietę i zwrot za nocleg.
Zwrot kosztów za służbową podróż prywatnym autem za granicę
Inaczej sprawa wygląda w przypadku podróży zagranicznej. W takim przypadku pracodawca musi wyrazić zgodę na skorzystanie z samochodu prywatnego. Jednak nadal kilometrówki będą naliczane zgodne z ustawą, chyba że firma wypłaca wyższe stawki za zagraniczne podróże.
Dodatkowo w przypadku podróży służbowej zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta pełna powyżej 12 godzin, połowa diety do 12 godzin, a poniżej 8 godzin 33% wartości diety zagranicznej, która jest uzależniona od kraju docelowego.
Wiesz już jakie zmiany wprowadziła kilometrówka 2024. Pamiętaj, by zawsze odpowiednio prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, ponieważ w innym razie może skończyć się mandatem i karami.
Najczęściej zadawane pytania
Czy w kilometrówkę wliczone jest paliwo?
Kilometrówka określa zasady i sposób zwracania kosztów używania pojazdów do podróży służbowych. Dzięki temu pracownicy mogą otrzymywać zryczałtowane środki finansowe na pokrycie kosztów podróży samochodem prywatnym. Taka ewidencja sprawia, że zużytkowane paliwo zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności.
Jak rozliczać używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?
Stawki kilometrówki zależą od pojazdu, jaki prowadzisz i silnika, jaki się w nim znajduje. Dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³ kilometrówka w 2024 roku wynosi 0,5214 złotych, dla samochodów osobowych do 3,5 tony o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 złotych, a dla motocykli 0,2392 złotych.
Czy w 2024 roku obowiązuje kilometrówka?
Tak, kilometrówka 2024 nadal obowiązuje pracowników, którzy użytkują swoje prywatne samochody do celów służbowych. Dzięki ewidencji przebiegu pojazdu osoba zatrudniona otrzymuje zwrot wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu, a przedsiębiorca może zaliczyć wydatki na auto do kosztów uzyskania przychodów.
Subskrybuj
