Samochód służbowy – jak można go używać i kiedy?

Samochód służbowy to popularne narzędzie pracy wykorzystywane w wielu zawodach, gdzie mobilność jest kluczową kwestią. Warto mieć na uwadze fakt, że samochody firmowe można wykorzystywać w celach prywatnych. Wiąże się to z koniecznością dopełnienia kilku formalności, a przede wszystkim zachowaniem dobrych relacji na poziomie pracodawca – pracownik. Jeśli chcesz dowiedzieć się, czy należy ci się samochód służbowy i czy możesz korzystać z niego poza godzinami pracy, koniecznie sprawdź poniższy wpis.

Samochód służbowy – kto może go dostać?

Firma może przekazać samochód służbowy osobie zatrudnionej na stanowiskach, które wymagają mobilności oraz częstego podróżowania. Warto też wiedzieć, że przepisy nie ograniczają tego, aby pracownik używał auta służbowego do celów prywatnych – to po prostu dobra wola pracodawcy. Oto kilka zawodów, gdzie przedsiębiorstwo zatrudniające powinno udostępnić samochód służbowy zarówno w godzinach pracy, jak i często poza nimi:

• przedstawiciel handlowy – to prawdopodobnie najpopularniejsza grupa zawodowa, która korzysta na co dzień z firmowych pojazdów w celu pozyskiwania nowych klientów,
• dostawcy żywności i zakupów – dostarczanie towarów zamówionych przez internet wymaga wysokiego poziomu mobilności, który możliwy jest tylko poprzez zapewnienie pracownikowi auta służbowego lub innego pojazdu,
• kurierzy – osoby pełniące taką funkcję nie mogą obejść się bez posiadania pakownego i sprawnego samochodu służbowego na co dzień,
• specjaliści z dowolnej branży – wszędzie tam, gdzie liczy się szybkość działania i bezproblemowy dojazd do klienta w każdym momencie kluczowe zastosowanie będzie mieć samochód służbowy,
• kadra kierownicza – samochody służbowe przeznaczone są często także dla prezesów, dyrektorów i innych wysoko postawionych osób w firmach.

Samochód służbowy a cele prywatne – co warto wiedzieć?

Wykorzystywanie auta do obowiązków służbowych jest proste i najczęściej odbywa się na jasnych zasadach pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Warto jednak mieć na uwadze fakt, iż pracodawca może przekazać też samochód służbowy jako benefit dla pracownika. W takiej sytuacji możliwe jest wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Jeżeli pracodawca pozwala ci użytkować auto poza godzinami pracy – powinieneś być mu wdzięczny. Zawsze pamiętaj o tym, że to pracodawca pozostaje właścicielem samochodu. Ty jedynie go wykorzystujesz z racji przysługujących pracownikowi z tytułu umowy o pracę praw i obowiązków.

Bezwzględnie nie możesz wykorzystać samochodu służbowego bez wiedzy swojego przełożonego. Taka samowolka może skończyć się nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Samochód służbowy do celów prywatnych możesz wykorzystywać tylko wtedy, kiedy pracodawca wyrazi na to jasną zgodę – najlepiej na piśmie. Warto też wtedy z góry ustalić sposób rozliczania koszów eksploatacji auta, a także zakupu paliwa. Najczęściej przyjmuje się, że auto służbowe w godzinach pracy jest kosztem dla pracodawcy, natomiast poza nimi – dla pracownika. Kodeks pracy nie ma w tej kwestii żadnych zapisków.

Użytkowanie samochodu służbowego poza godzinami pracy – o czym musi wiedzieć pracownik?

Dostałeś od swojego pracodawcy świadczenie w postaci opcji użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych? To świetnie! Pamiętaj jednak o tym, że w takich sytuacjach auto służbowe możesz prowadzić wyłącznie ty. Członkowie rodziny i przyjaciele nie powinni wsiadać za kierownicę służbowego auta, chyba że pracodawca wyraził na to pisemną zgodę. Wszelkie naruszenia przepisów, kolizje lub wypadki drogowe spowodowane przez osoby trzecie nieposiadające prawa do użytkowania auta firmowego mogą powodować przykre konsekwencje finansowe i prawne.

Samochód służbowy na cele prywatne a sposób opodatkowania

Jeśli pracodawca udostępnia samochód służbowy swoim podwładnym na cele prywatne, konieczne będzie naliczenie stosownego podatku. Pracownik użytkujący auto służbowe według prawa otrzymuje nieodpłatne świadczenie. Pracodawca powinien zwiększyć dochód pracownika o kwotę przychodu o kwotę ryczałtu naliczonego za samochód służbowy. Jeśli chodzi o odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych w związku z użytkowaniem auta firmowego w celach prywatnych – obowiązek podatkowy leży zawsze po stronie pracodawcy.

Kiedy użytkujesz auta firmowego na własne potrzeby prywatne, konieczne będzie stałe zapisywanie przebiegu pojazdu, ewidencję tras oraz rozgraniczenie podróży firmowych i prywatnych. Samo rozliczenie auta przeznaczonego dla pracownika na użytek własny nie jest trudne, szczególnie decydując się na ryczałt. Według aktualnych przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość nieodpłatnego świadczenia (ryczałtu) związana z korzystaniem z samochodu służbowego w celach prywatnych wynosi 250 zł dla aut o pojemności do 1600 cm3 oraz 400 zł dla tych o pojemności ponad 1600 cm3.

Samochód służbowy jako prywatny – jakie koszty pokrywa pracodawca, a jakie pracownik?

Pracownik, który wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych ustala z pracodawcą fakt, jakie koszty będzie ponosić z tego tytułu. Najczęściej to przede wszystkim koszty paliwa związane z podróżami prywatnymi poza godzinami pracy. Firma, która udostępnia samochód służbowy dla pracownika etatowego w formie nieodpłatnego świadczenia pozapłacowego pokrywa wydatki związane z ubezpieczeniami, wymianą opon, materiałów eksploatacyjnych, bieżącymi naprawami oraz wymianą olejów. Można powiedzieć, że pracownik użytkujący pojazd służbowy do celów prywatnych musi tylko tankować auto i dbać o jego czystość. Teraz już wiesz, że wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, ale wciąż opłacalne – o ile pracodawca zgadza się na taki układ i udostępnia swój pojazd zaufanemu pracownikowi.