Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – wszystko, co musisz wiedzieć

Samochód prywatny do celów służbowych nie jest niczym szczególnym i wyróżniającym się. Jego użytkowanie można rozliczać, aby przekazywać pracownikowi należność dodatkową, a potem uwzględniać ją w kosztach przychodu firmy. Trzeba jednak przestrzegać przy tym pewnych zasad związanych z liczbą kilometrów, pojemnością silnika pojazdu, rodzajem pojazdu i sposobem rozliczania się. O tym wszystkim przeczytasz poniżej.

Kiedy możliwe jest wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych podpisywana jest pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. To dobre rozwiązanie, jeśli podróże służbowe są na tyle krótkie czy rzadkie, że nieopłacalne będzie zaciągnięcie kredytu lub branie pojazdu w leasing. Dla pracodawcy to oczywiście wygodna opcja, a dla pracownika może oznaczać dodatkowe wynagrodzenie. Obie strony jednak muszą w tej kwestii dojść do kompromisu i ustalić odpowiednie szczegóły takiej współpracy. Dzięki temu korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych nie będzie wiązało się z nadużyciami.

Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych – od czego zacząć?

Od czego należy zacząć używanie samochodu prywatnego do celów służbowych? Pierwszą sprawą jest wizyta pracownika u lekarza medycyny pracy, aby określić zdolność do prowadzenia pojazdów. Konieczne jest sprecyzowanie, w jakim charakterze pracownik będzie wykonywał podróże służbowe. Chodzi przede wszystkim o ich długość, celem sformułowania zakresu badań. Pracownik może więc przejść podstawowe badania, ale też testy psychologiczne i badania wzroku. Po wyeliminowaniu przeciwwskazań może on rozpocząć użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Następnie ważne jest określenie formy rozliczenia z pracownikiem. To krok niezbędny do tego, aby umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2021 była zapisana z korzyścią dla obu stron. Co ważne, pracodawca może ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych na rzecz wypłacania pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Pracownik z kolei ma prawo do ubiegania się o takie wynagrodzenie na podstawie jednego z dwóch przyjętych wariantów rozliczenia.

Użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych – jak się rozliczać?

Jak wspomnieliśmy wyżej, używanie samochodu prywatnego do celów służbowych można rozliczać na dwa sposoby:

• przez kilometrówkę;
• przez ryczałt.

Czym różni się ryczałt na używanie samochodu prywatnego od kilometrówki?

Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych – stawki kilometrówki

Na początek konieczne jest ustalenie stawki za 1 przejechany kilometr. Prawo stanowi, że zależna jest ona od takich czynników jak:

●       pojemność silnika;

●       rodzaj pojazdu.

Z kolei maksymalny miesięczny limit jest uzależniony od wielkości miasta, w jakim znajduje się przedsiębiorstwo:

●       300 kilometrów – maksymalnie do 100 tysięcy mieszkańców;

●       500 kilometrów – przedział między 100 a 500 tysięcy mieszkańców;

●       700 kilometrów – powyżej 500 tysięcy mieszkańców.

Określając koszty używania samochodu prywatnego do celu służbowych trzeba wziąć pod uwagę pojemność skokową auta. W przypadku silnika do 900 cm3 jest to 0,5214 zł za każdy przejechany kilometr. Jeśli pojazd ma większy silnik stawka to 0,8358 zł. Nieco inaczej jest w przypadku motocyklu i motoroweru. Tutaj pojemność skokowa nie ma znaczenia, a kwota jest ustalana tylko ze względu na typ pojazdu. Jeśli chodzi o motocykl, jest to 0,2302 zł, a przy użytkowaniu motoroweru 0,1382 zł.

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych związane jest też z prowadzeniem ewidencji przejechanych kilometrów. Ponieważ rozliczeniu podlega każdy kilometr podróży służbowej, trzeba skrupulatnie zapisywać przebieg i dystanse. Jak można to robić? Do tego celu warto skorzystać formularz, który obejmuje następujące informacje:

• dane osobowe pracownika używającego pojazdu do celów zawodowych;
• numer rejestracyjny auta;
• pojemność silnika;
• numer wpisu do ewidencji;
• data i rodzaj pokonanej trasy oraz jej opis;
• suma przejechanych kilometrów;
• stawka za przejechanie 1 kilometra;
• suma należności względem przyjętych stawek;
• podpis i dane pracodawcy.

Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych – rozliczenie ryczałtem

A jak wygląda używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w przypadku rozliczenia ryczałtem? Dla przypomnienia warto wspomnieć, że jest to po prostu z góry przyjęta kwota za podróże służbowe wykonane w każdym miesiącu autem prywatnym. Na podstawie obowiązujących stawek dotyczących pojemności silnika i rodzaju pojazdu pracodawca może ustalić w porozumieniu z pracownikiem wysokość takiego dodatkowego wynagrodzenia. W ten sposób nie trzeba przeprowadzać ewidencji, a od kwoty ryczałtu odejmuje się każdy dzień danego miesiąca, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lub urlopie.

Używanie auta prywatnego do celów służbowych – księgowanie

W jaki sposób pracodawca może rozliczać się z fiskusem od kwoty wypłaconej pracownikowi za podróże służbowe własnym autem? Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Pracodawca ma możliwość odliczeń miesięcznych opartych na maksymalnych stawkach dystansowych uzależnionych od wielkości miejscowości lub gminy, gdzie zatrudniony jest pracownik.

Dla przykładu można przyjąć, że w danym miesiącu pracownik przejechał w celach służbowych 469 kilometrów. Jest zatrudniony w mieście, którego liczba mieszkańców przekracza 100 tysięcy, a auto, jakim się poruszał ma pojemność silnika 1800 cm³. Jakiej wysokości wynagrodzenie dodatkowe z tego tytułu powinno wpłynąć na konto pracownika? 469*0,8358 = 391,99 zł. Tę kwotę pracodawca może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu i liczyć na jej zwrot. Co jednak, gdy używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wykonywane było na dłuższym dystansie?

Wróćmy do przykładu i uwzględnijmy, że w tych samych warunkach pracownik pokonał 692 kilometry. Trzeba pamiętać, że limit ze względu na miejsce zatrudnienia to 500 kilometrów. Jaką kwotę otrzyma pracownik? 692*0,8358= 578,37 zł. Jaką kwotę pracodawca będzie mógł odliczyć jako koszt uzyskania przychodu? 500*0,8358= 417,90 zł. Każde przekroczenie limitu powoduje, że pracodawca jest zobowiązany wypłacić kwotę wynikającą z przejechanego dystansu, jednak odliczyć od podatku może jedynie maksymalną wartość określoną przez przepisy. Musi więc rozpatrzyć, czy używanie samochodu prywatnego do celów służbowych mu się opłaca.

Podobnie jest w przypadku ryczałtu, z tą różnicą, że kwota jest pomniejszana o każdy dzień nieobecności pracownika w zakładzie pracy. Stawki maksymalne możliwe do odliczenia są jednak identyczne jak przy prowadzeniu ewidencji przejechanych kilometrów.

Używanie auta prywatnego do celów służbowych a dowolna wysokość stawki

Zdarza się, że limit kilometrów narzucony przez Ustawodawcę nie do końca wpisuje się w realia danej firmy. Jeśli wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zachodzi codziennie, przekroczenie nawet najwyższego limitu 700 kilometrów nie jest czymś nadzwyczajnym. W tym celu pracodawca nie musi ograniczać wyjazdów służbowych pracownika, a ten może być pewny, że otrzyma dodatkowe wynagrodzenie zgodne z rzeczywistym przebytym dystansem. Nie zawsze rozwiązanie to satysfakcjonuje obie strony.

Można założyć dla przykładu, że pracownik dysponuje pojazdem o dużo większym silniku niż 900 cm3, a na pokładzie auta ma również narzędzia do wykonywania zadań służbowych. Podróże wykonuje jednak sporadyczne i nie przekracza limitu kilometrów przewidzianych w ustawie. Może jednak się zdarzyć, że pracodawca będzie zmuszony podnieść stawkę za kilometr, gdy w grę wchodzi używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Jeśli pracownik pokonał np. 220 kilometrów, a ustalona stawka wynosi 1,25 zł/km, to łączna należność powinna wynieść 275 zł. Jednak mimo nieprzekroczenia limitu kilometrów pracodawca może odliczyć jedynie 250,74 zł, bo to maksymalna kwota przy limicie 300 km miesięcznie.

Samochód prywatny do celów służbowych a wypadek w trakcie podróży

W czasie jazdy mogą wydarzyć się różne sytuacje, które wpływają na zdrowie i życie uczestników ruchu. Co dzieje się w momencie, gdy pracownik wyruszył w podróż służbowa swoim autem i uległ wypadkowi? Według prawa jest to sytuacja kwalifikująca się jako wypadek w miejscu pracy, ze względu na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w momencie zdarzenia. Pracownikowi przysługuje więc zwolnienie chorobowe, może też się ubiegać o odszkodowanie, świadczenie rehabilitacyjne i rentę. Wypadek jednak nie może być z winy pracownika.

Auto służbowe do celów prywatnych – jak rozliczać?

Czasem zdarza się sytuacja odwrotna – pracownik będący np. przedstawicielem handlowy odwiedza zakład pracy jedynie raz w tygodniu, a wszelkie podróże wykonuje autem służbowym. Wykorzystuje też auto służbowe do celów prywatnych. W takiej chwili powstaje u niego przychód z nieodpłatnych świadczeń, dlatego musi być rozliczony. Stawki mogą być dzienne (8,33 lub 13,33 zł w zależności od pojemności silnika) lub miesięczne – 250 zł lub 400 zł.

Jeśli natomiast oddajesz pracownikowi auto odpłatnie, koszt zawarty w umowie musi zostać odjęty od stawki ryczałtu określonej przez Ustawodawcę.

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – wzór

Jeśli szukasz umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, trafiłeś w odpowiednie miejsce. Wzór takiej umowy może sporządzić też specjalista, którego zatrudniasz w zakładzie pracy.

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – czy się opłaca?

To rozwiązanie polecane jest przede wszystkim w firmach, które nie mogą pozwolić sobie na dużą flotę. W takim przypadku podróże służbowe na niewielkim dystansie, wykonywane przez pracownika własnym samochodem są po prostu wygodniejsze również dla niego. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych ma swoje zalety, jak i wady. Rozpatrz je przed podjęciem decyzji.