Użyczenie samochodu powinno odbywać się poprzez zawarcie wcześniejszej umowy zgodnie z regulacjami wynikającymi z art. 710 Kodeksu cywilnego. Umowa użyczenia samochodu sprawia, że osoba użyczająca będzie zobowiązana do zezwolenia na bezpłatne korzystanie z pojazdu osoby wyznaczonej przez określony czas. Użyczenie auta najczęściej ma zastosowanie w przypadku przedsiębiorców chcących wykorzystywać pojazd w działalności gospodarczej.
Użyczenie samochodu – o czym warto wiedzieć?
Jako przedsiębiorca korzystający z umowy użyczenia auta, musisz rozliczyć przychody w swojej działalności. Ich wysokość będzie zależna od tego, jaką kwotę zapłaciłbyś za wypożyczenie podobnego pojazdu np. w wypożyczalni po cenach rynkowych. Jeśli chodzi o użyczenie auta, warto rozróżnić dwie grupy podatkowe:
- pierwsza grupa to małżonkowie, zstępni, wstępni, pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie,
- druga grupa to zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców i małżonków pasierbów oraz inne osoby spokrewnione.
Warto rozpoznać wcześniej typ uzyskanego przychodu, gdyż pozwala to na uniknięcie konieczności zapłaty podatku. Kiedy osobą użyczającą przedmiot umowy (samochód) jest najbliższa rodzina transakcja będzie w 100% wolna od podatku. Dla przykładu: jeśli jako przedsiębiorca używasz samochodu użyczonego przez teściową, nie zapłacisz żadnego podatku z tego tytułu. Kiedy jednak pożyczysz samochód od osoby niespokrewnionej, konieczne będzie rozpoznanie miesięcznego przychodu.
Jak rozliczać użyczony samochód w firmie? Podpowiadamy!
Jako przedsiębiorca możesz uwzględnić aż 75% wydatków związanych z użyczeniem samochodu na poczet kosztów uzyskania przychodu w firmie. Jeśli użyczone auto użytkujesz także w celach prywatnych i jesteś podatnikiem VAT, możesz skorzystać z ulgi aż 50% VAT-u z faktur, które dokumentują wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Oczywiście wiele zależy od tego, od kogo użyczysz pojazd, a także ile warty będzie przedmiot użyczenia. Czas trwania umowy w przypadku rozliczania samochodu użyczonego w ramach działalności gospodarczej nie ma większego znaczenia.
Umowa użyczenia samochodu – co powinna zawierać?
Oświadczenie lub inaczej umowa użyczenia samochodu powinna być sporządzona z uwzględnieniem wszystkich szczegółów dotyczących zakresu użytkowania auta oraz czasu trwania umowy. W umowie powinien zawierać się zapis, że właściciel pojazdu zobowiązuje się do oddania samochodu osobie trzeciej w formie użyczenia bez dodatkowych kosztów. Nawet umowa zawarta na czas nieokreślony powinna zawierać konkretne warunki użyczenia. Dodatkowe informacje, które powinny bezwzględnie znaleźć się w umowie, to:
- dane stron (imiona i nazwiska, numery PESEL lub nazwa firmy i jej dane identyfikacyjne – KRS, NIP, adres),
- przedmiot użyczenia np. samochód osobowy z uwzględnieniem marki, numeru VIN oraz przebiegu,
- opis wad przedmiotu użyczenia oraz warunków korzystania z niego,
- czytelne podpisy stron.
W umowie o użyczenie samochodu powinny być zawarte dane o tym, jakie prawa użytkowania ma nowy kierowca oraz jaki jest okres wypowiedzenia umowy i termin na zwrot auta. Konieczne jest także wskazanie obszaru działań, cel użytkowania oraz limit kilometrów do pokonania na czas trwania umowy. Pamiętaj, że auto powinni mieć zawsze aktualne ubezpieczenie OC oraz przegląd techniczny. Jeśli chodzi o dane o użyczanym samochodzie, w umowie zawsze warto uwzględnić:
- ubezpieczyciela auta,
- pojemność silnika,
- numer rejestracyjny,
- ewentualne uszkodzenia auta.
Kto może podpisać umowę użyczenia samochodu?
W przypadku użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić innym osobom uwzględnionym w umowie na użytkowanie pojazdy zgodnie z warunkami zawartymi w umowie. Użyczenie samochodu możliwe jest na rzecz osoby prywatnej, a także przedsiębiorstwa. Pomiędzy członkami rodziny umowę użyczenia pojazdu można zawrzeć ustnie. W większości przypadków lepiej sporządzić fizyczny dokument, który zostanie podpisany przez każdą ze stron. Pisemne oświadczenie użyczenia samochodu daje większą gwarancję uzyskania odszkodowania w razie jego nieprawidłowego użytkowania.
Zwrot użyczonego auta – najważniejsze informacje
Kiedy zakończy się czas trwania umowy użyczenia samochodu, musisz pamiętać o tym, aby zawsze zwrócić pojazd w takim samym stanie, jak otrzymałeś go początkowo. W przeciwnym razie konkretne zapiski w umowie mogą pociągnąć cię do odpowiedzialności finansowej za remont auta i doprowadzenie go do prawidłowego stanu technicznego i wizualnego. W trakcie trwania umowy użytkowanie auta niezgodne z warunkami umowy może spowodować jej szybsze rozwiązanie i nałożenie np. kary pieniężnej.
Dobrym zabezpieczeniem przedmiotu użyczenia np. samochodu osobowego jest wykupienie dodatkowego ubezpieczenia OC i AC. Dzięki temu nawet w razie nieszczęśliwego wypadku nie poniesiesz żadnych kosztów napraw jako użyczający lub użytkownik pojazdu. Warto też dodać, że przed ubezpieczycielem odpowiada osoba, która zawarła polisę z towarzystwem ubezpieczeniowym.
Kiedy osoba użytkująca pojazd w ramach umowy użyczenia samochodu będzie prowadzić go pod wpływem alkoholu albo środków odurzających i doprowadzi do wypadku – niestety ubezpieczyciel nie wypłaci żadnego odszkodowania z tego tytułu.
Użyczenie samochodu a podatki – czy użyczenie auta cokolwiek kosztuje?
Kiedy spiszesz umowę użyczenia samochodu i ustalisz przedmiot umowy użyczenia nie musisz obawiać się o żadne koszty w związku z podatkami. Takie umowy nie są objęte podatkiem od czynności cywilnoprawnych, a więc nie będziesz zobowiązany do odprowadzania podatku do Urzędu Skarbowego. Zastanawiasz się, czy w ogóle warto zdecydować się na użyczenie samochodu? Zdecydowanie tak!
Jeśli nie chcesz wiązać się długimi umowami leasingowymi lub kredytami na zakup samochodu dla swojej firmy, koniecznie zastanów się nad użyczeniem samochodu osobowego np. od najbliższej rodziny. Gotowy wzór umowy pobierzesz z internetu, a po jej sporządzeniu i podpisaniu możesz już korzystać z pełni praw do użyczonego pojazdu. Musisz mieć jednak na uwadze, że umowa automatycznie wygasa jeśli będziesz używać auta niezgodnie z jego przeznaczeniem lub przekażesz je osobie trzeciej. W takich sytuacjach konieczne jest poinformowanie właściciela samochodu o chęci jego udostępnienia komuś innemu, a także wprowadzeniu zmian w umowie użyczenia auta. Teraz już wiesz, na czym polega użyczenie samochodu i jak poprawnie sporządzić umowę, która będzie zabezpieczeniem dla obu stron transakcji.
